Spedizione email

Selezionando crea –> nuova spedizione è possibile effettuare la spedizione in pochi minuti.

Per prima cosa è necessario scegliere dall’elenco il gruppo che intendiamo utilizzare per l’invio e cliccare su “Crea spedizione” (fig.1). n.b. Ricordiamo che con il termine “gruppo” intendiamo una sorta di contenitore che possiamo utilizzare per infinite spedizioni (cfr. “Configura > Gruppi Email”)

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Figura 1

La schermata principale (fig. 2) permette di scegliere se creare una spedizione da zero, creare una spedizione a/b test, creare una nuova ricorrente basata su una data oppure, se attivato, creare template di spedizioni triggered e/o immediate.

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Figura 2

Selezionando “nuova spedizione” si verrà guidati passo passo nella creazione da zero di una spedizione. Cliccare su “Avanti” per procedere.

IMPORTANTE: Non compiere azioni sull’area Crea da più finestre o schede contemporaneamente, perché potrebbero verificarsi problemi di sessione e di corretto funzionamento delle email generate.

Nuova spedizione Il passo successivo richiede di configurare i parametri di spedizione (fig. 3).

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Figura 3 “Parametri di spedizione” della sezione Crea–>Spedizione email

In “Titolo della spedizione” sarà possibile, opzionalmente, assegnare un titolo alla spedizione in modo da riconoscerla al meglio a livello statistico (il titolo non sarà visualizzato dall’utente che riceve l’email) .

In “Riutilizza contenuti” è possibile scegliere se recuperare i contenuti di una spedizione già inviata oppure riutilizzare una bozza salvata precedentemente.

Definire quindi il filtro per la spedizione, ovvero decidere se spedire:

  • a tutti gli utenti del database associato al gruppo
  • solo agli utenti di un certo filtro (cfr. “Configura–>DB utenti”).
  • a un filtro combinato: non è possibile creare un filtro combinato usando dei filtri che a loro volta erano già dei filtri combinati. Questi non compariranno proprio da menù a tendina.

Qui si sceglie di fatto l’elenco di utenti a cui invieremo l’email, indipendentemente da chi si e’ scelto, nelle fasi successive, sarà possibile effettuare dei test su filtri di utenti differenti.

Dal rilascio 2015-10-19 è stata introdotta una nuova modalità di ricerca filtri più comoda e semplice (fig.4). Sarà possibile cercare attraverso l’apposito motore di ricerca il filtro di interesse.

clab_crea_nuovomenufiltroFigura 4

Dal rilascio 2014-07-28 è stata aggiunta la possibilità di:

  • Modificare il filtro selezionato cliccando sull’icona clab_icona_modifica_filtro. Viene riproposto il pannello di “Modifica filtro” che consente di aggiungere nuove condizioni e/o modificare quelle già inserite (fig.5).

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Figura 5

  • Creare un nuovo filtro, cliccando su “Crea nuovo filtro“. Anche in questo caso viene riproposto il pannello di “Creazione filtro” per inserire le condizioni necessarie per l’identificazione del ns segmento di invio (fig.6).

clab_crea_creazionefiltro Figura 6

Viene poi richiesto di definire il formato della spedizione. Si può scegliere di spedire solo in formato solo HTML, solo testo o Multipart (HTML con testo alternativo). Il formato Multipart permette di inviare all’interno del messaggio un testo alternativo in formato txt che verrà visualizzato nel caso la casella o il programma di posta di un destinatario non siano abilitati a ricevere email in formato html.

Testo dinamico Si può decidere se abilitare l’uso di testo dinamico o meno. Il testo dinamico è l’equivalente della funzione Stampa unione di Microsoft Word.

Esso è un codice inserito nel messaggio che non fa altro che andare a recuperare il contenuto di un determinato campo all’interno del database.

Ad esempio il testo dinamico ${CONTATTO}$ recupera dal database il contenuto del campo “CONTATTO”. Poniamo che nel database sia presente l’utente “Mario Rossi”, nel cui campo “CONTATTO” è contenuta la frase “Buongiorno Mario,”. Inserendo ${CONTATTO}$ in un punto del codice html, quando la mail verrà inviata al posto della variabile verrà inserito il contenuto del campo. Ad esempio: Mario Rossi riceverà l’email, visualizzerà in quel punto la frase “Buongiorno Mario,”. Questo consente di personalizzare una certa parte dell’email – in questo caso il saluto iniziale – per ogni singolo utente.

Possono essere personalizzate anche altre parti del messaggio, come ad esempio l’oggetto, il nome o l’indirizzo email del mittente (Mail from).

Gestione allegati È possibile includere all’email degli allegati. Abilitando l’inclusione di allegati nella spedizione il sistema mostra un menù a tendina che consente di scegliere quanti file allegare al messaggio. Il caricamento dei file verrà invece effettuato in un momento successivo (fig. 7).

clab_crea_spedemail_allegati Figura 7: dopo aver configurato contenuto e tracciamento dei link, sarà possibile allegare file

ATTENZIONE: L’uso degli allegati è comunque sconsigliato: aumenta il peso dell’email e la probabilità che questa venga considerata spam al momento della consegna. Meglio caricare online da qualche parte il documento desiderato e collegarlo con un link inserito nel testo dell’email.

Statistiche lettura / tracciamento link È possibile abilitare/disabilitare le statistiche sulle letture dell’email e sul tracciamento dei link, che tengono traccia di quante volte e da chi l’email viene letta e di quanti e quali link vengono cliccati. Cliccare su “Avanti” per passare al passo successivo (fig.3).

Contenuto del messaggio: inserimento dell’Oggetto e del Testo dell’email clab_crea_spedemail_contenutomessaggio_20141202 Figura 8: inserire il contenuto dell’email

A questo punto (fig. 8) è possibile modificare i dati del mittente, recuperare gli indirizzi mittente utilizzati nei precedenti invii da apposito menù a tendina, inserire i contenuti dell’email, ovvero: l’oggetto del messaggio, il codice html e/o il testo alternativo, che possono essere caricati da un file presente sul proprio computer, inseriti a mano o importati da una pagina web o da un “template” (vedi “Crea–>Template”). E’ possibile generare automaticamente la versione testuale dell’email (testo alternativo, solo testo) a partire da quella HTML.

In questa fase è possibile inserire all’interno del codice html i link per la condivisione su Facebook, Twitter, Linkedin e Goolge+ (fig.9).

clab_crea_spedemail_social Figura 9

E’ inoltre possibile indicare le proprietà di Open Graph per le condivisioni sui diversi social network, in modo da poter specificare titolo, descrizione e immagine per la condivisione (fig.10).

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Figura 10

Disponibile anche la sezione relativa alle Funzionalità Gmail, quali Promotion Tab e Action Buttons **(fig. 11).**

clab_funzionalita_gmail Figura 11

Le funzionalità Gmail, se attivate, verranno utilizzate nel caso di destinatari con un indirizzo email gmail.com e faciliteranno la creazione del codice necessario all’interno delle email per utilizzarle:

  • Supporto Promotion Tab : in modo da specificare l’immagine che verrà mostrata nella visualizzazione grid del tab Promotion nella casella gmail dell’utente. Approfondimenti sul Blog Gmail.
  • Supporto Action Buttons: in modo da consentire agli utenti Gmail di eseguire un’azione con un click su un bottone che apparirà nel loro web client. Approfondimenti sul Blog Gmail.

Il testo potrà poi essere modificato anche attraverso un apposito editor grafico, senza bisogno di agire manualmente sul codice html (fig.12).

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Figura 12: l’editor HTML integrato in ContactLab

Oltre all’editor html grafico, Contactsend mette a disposizione un altro editor, chiamato Pagebuilder.

Il Pagebuilder Il Pagebuilder è un editor presente nella sezione Crea > Nuova spedizione > Contenuto del messaggio. E’ uno strumento che consente di modificare i contenuti di template (appositamente preparati per Pagebuilder) senza il rischio di danneggiare il codice html e quindi senza il rischio di errori di visualizzazione da parte dei destinatari.

Come accedere Il Pagebuilder è uno strumento accessibile solo ai clienti che lo abbiano attivato da contratto. Per capire se è disponibile, basta verificare che sotto l’area in cui inserire il codice html sia presente il link “Pagebuilder” (vedi fig.13)

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Figura 13: aprire il Pagebuilder

Come utilizzarlo Per imparare rapidamente ad usare questo potente strumento, potete consultare il capitolo dedicato interamente agli editor di Contactsend.

Anteprima su differenti client (disponibile da agosto 2017)

Qui puoi visualizzare l’anteprima del messaggio così come apparirà su differenti client di posta, sia desktop che mobile, oppure webmail, senza necessità di inviare una spedizione di test.

Il servizio di anteprima istantanea è utilizzabile sottoscrivendo un abbonamento, che può essere richiesto al proprio referente commerciale di Contactlab. Il costo viene calcolato in base al numero di anteprime generate. Le aziende che non hanno sottoscritto l’utilizzo del servizio possono comunque provarlo utilizzando 10 anteprime gratuite. Un contatore mostra il numero di anteprime gratuite residue oppure, a servizio attivo, il numero di anteprime già utilizzate nell’anno corrente.

Per generare una nuova anteprima, clicca sul pulsante Genera anteprima. Si aprirà una finestra dove appariranno le schermate dell’anteprima sui diversi client. La generazione delle miniature richiede solitamente qualche secondo, ma può variare in base al peso del codice html e ad altre variabili.

In ogni istante potrai controllare lo stato progressivo di disponibilità delle varie miniature, tramite una barra orizzontale che fornisce la percentuale  di quelle già disponibili, rapportato a quelle richieste. Puoi decidere di nascondere le schermate non ancora pronte selezionando in alto a destra la voce “Stato: Solo completati”. A sinistra la voce “Dispositivi” ti permette invece di decidere se visualizzare solo client per dispositivi mobili, desktop, o di qualsiasi tipologia. Infine, digitando il nome di un dispositivo o di un sistema operativo nel box “Specifico” puoi scegliere di mostrare uno o più specifici device/client.

Cliccando su una delle miniature, entri nel dettaglio di quello specifico client.

A seconda del client, in alto a destra possono essere presenti una o più icone:

– Mostra il messaggio secondo l’orientamento verticale del dispositivo

– Mostra il messaggio secondo l’orientamento orizzontale del dispositivo (ad es. uno smartphone ruotato orizzontalmente)

– Mostra il messaggio senza le immagini, come un client che blocca lo scaricamento delle immagini

Se chiudi la finestra con le schermate dell’anteprima senza aver apportato successive modifiche all’html, potrai recuperarla cliccando sul pulsante Visualizza anteprima. L’anteprima visualizzata è quella che è stata richiesta in precedenza, quindi il numero di anteprime utilizzate non verrà variato.

Il pulsante Forza nuova anteprima invece genera una nuova anteprima del messaggio. In questo caso si tratta quindi di un’anteprima nuova, e verrà conteggiata tra quelle utilizzate. E’ utile forzare una nuova anteprima, per esempio, nel caso si siano effettuate modifiche al messaggio e si voglia visualizzare immediatamente il risultato sui diversi client.

 

Una volta inseriti i contenuti, clicchiamo su Avanti.

Eventuali avvisi Cliccando su Avanti, il sistema potrebbe mostrare degli avvisi che segnalano qualche problema nel contenuto html del messaggio. In particolare gli avvisi possono essere:

1) Righe più lunghe di 400 caratteri. Questo significa che le righe del codice html sono troppo lunghe. Quando una riga + più lunga di 400 caratteri, alcuni programmi di posta (ad es. alcune versioni Eudora), troncano lì la visualizzazione, tagliando il resto del messaggio. La soluzione è tentare la correzione automatica come suggerito dal sistema. Se questa non è possibile, copiare il codice in un editor html esterno e mandare a capo manualmente (senza danneggiare la struttura) le righe troppo lunghe.

2) Caratteri non standard. Fare attenzione che nell’html non siano presenti: – Lettere accentate digitate da tastiera. Sostituirle con i codicini del tipo à o con vocale semplice + apostrofo. – Caratteri di Word.Le virgolette e gli apostrofi ricurvi, i trattini e i puntini sospesivi di MS Word vanno sostituiti coi corrispettivi da tastiera.

Tracciamento dei link Compare l’elenco dei link presenti nel testo (fig. 14). Si ha la possibilità di selezionare i link che dovranno essere tracciati per le statistiche, abilitare su di essi un sistema di analytics (se presente), dare un nome ad ogni link e associarvi –volendo – una categoria (cfr. “Configura–>Categorie”).

Attenzione: se lo stesso link (medesimo URL) è presente sia nel formato HTML che nel testo alternativo, il sistema terrà in considerazione categoria e descrizione inserite nel formato HTML.

clab_crea_spedemail_tracciamentolink20141202 Figura 14: agire sui link presenti nel nostro messaggio

Tutte le caratteristiche della spedizione sono state impostate. Si può procedere con l’invio; cliccare su “Avanti”.

Se si è scelto di allegare dei file al messaggio, a questo punto verrà richiesto di caricarli (fig. 5, sopra), altrimenti si passerà direttamente a “Riepilogo e anteprima”.

Riepilogo e anteprima

In questa schermata (fig. 15) vengono riepilogate tutte le impostazioni date alla nostra spedizione: oggetto, destinatari, formato, opzioni…

clab_crea_spedemai_riepilogo_anteprima_20141202 Figura 15: riepilogo e anteprima della spedizione**

In questa fase verrà inoltre segnalata l’eventuale presenza di link a domini listati su alcune delle principali blacklist pubbliche (in particolare SURBL e Spamhaus, di cui Contactsend è cliente per il datafeed in tempo reale), una blacklist privata di Contactsend oppure link contenenti l’ip invece dell’url testuale.

Al momento è bloccante il solo controllo su link a domini presenti in Spamhaus o Surbl.

In questo step è possibile assegnare etichette alla spedizione. E’ sufficiente cliccare su “Gestione etichette“, inserire l’etichetta di interesse (v. fig.16) e salvare le modifiche (v.fig.17).

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Figura 16: Aggiungere etichetta alla spedizione

clab_crea_etichetta02 Figura 17: Salvare etichetta

Cliccando su “Anteprima” sarà possibile visualizzare il messaggio così come lo vedrà l’utente finale. E’ possibile anche variare la larghezza delle pagine per verificare il comportamento delle email responsive.

clab_crea_anteprimaFigura 18

Attenzione: questa “visione utente” è pur sempre una visualizzazione effettuata con un browser. Un client di posta elettronica potrebbe visualizzare la mail in maniera differente.

Il riquado “Pubblica su web” serve invece a pubblicare una versione statica del contenuto del messaggio. Questo passaggio è obbligatorio in caso di inserimento del codice ${taf_url}$ Si veda il capitolo “Come fare per–>Inserire il Segnala ad un amico” per ulteriori informazioni sulla funzione di pubblicazione su web. Inoltre è necessario pubblicare questa pagina in caso di inserimento di un link di condivisione su social network.

Per modificare qualunque impostazione o contenuto, tornare indietro fino al punto desiderato ed apportare le modifiche. Quando si è soddisfatti di tutte le impostazioni, cliccare su “Avanti”.

Spedizione di test e spedizione effettiva Viene visualizzata la schermata d’invio, da cui si possono inviare sia le spedizioni di test che la spedizione effettiva (fig. 19). È sempre consigliabile inviare una o più spedizioni di test prima di effettuare quella effettiva, in modo da controllare bene come viene visualizzato il messaggio e poter apportare eventuali correzioni o modifiche.

clab_crea_spedemai_metodo_spedizione_20141202 Figura 19: invio della spedizione

Selezionare il filtro degli utenti abilitati a ricevere il test nel campo “Filtro di test”. Cliccando su “visualizza” viene mostrato l’elenco degli utenti di test. A questo punto basterà premere “invia spedizione di test” per procedere con l’invio. La spedizione di prova è partita. Verificarla per poter applicare eventuali modifiche.

Quando si ritiene il test soddisfacente, si può procede alla spedizione effettiva. Nel riquadro “Spedizione effettiva” selezionare in “Metodo di spedizione”: “Concludi l’invio nell’area Comunica” se si desidera spedire subito o programmare un invio, oppure impostare una spedizione automatica ricorrente.

Opzioni particolari

  • Rimuovi automaticamente i duplicati: blocca in uscita le mail replicate, senza eliminarle fisicamente dal db (quindi una deduplica logica e non fisica). Viene tenuto automaticamente il primo indirizzo inserito nel db e bloccati quelli successivi.
  • Estrai gli indirizzi dal database solo al momento di spedire: se questa casella viene disabilitata, il sistema memorizza il db così com’è al momento in cui si clicca sul pulsante “Fine”. Se l’opzione è attiva gli indirizzi saranno estratti solo al momento in cui la mail effettivamente uscirà dal server.

Invio partizionato Gli utenti che hanno questa opzione abilitata a livello di permessi, vedranno un pulsante “Invio partizionato”. Cliccandolo si accederà a una maschera che permette di suddividere la spedizione in diversi segmenti.

segmenti

Figura 20

Lo scopo è fare uscire un’unica spedizione un segmento alla volta. Questa funzione può risultare utile nel caso in cui si debba mandare un invio massivo, per evitare che le visite sul proprio sito (o le chiamate al proprio call-center o altro) arrivino tutte insieme. La spedizione resterà un’entità unica con un unico invio. A livello di statistiche sarà possibile analizzare i dati della spedizione a livello globale oppure quelli dei singoli segmenti.

Da Crea si può decidere in quanti segmenti partizionare la spedizione (attualmente fino a un massimo di 10) e con quale intervallo di tempo farlo partire: L’intervallo di tempo può essere impostato in automatico con la funzione “distanzia automaticamente” oppure a mano.

Spedizioni ricorrenti Cliccando su “Imposta ricorrente”(fig. 19) è possibile impostare ricorrenze con frequenze superiori al giorno, a cadenza oraria per esempio; oppure eseguire una spedizione ricorrente solo in determinati giorni della settimana o mesi dell’anno oltre che stabilire una data di inizio e di fine della ricorrenza. E’ possibile infine definire il fuso orario di riferimento. Di default viene mostrato il fuso orario dell’utente. La spedizione ricorrente dovrà poi essere attivata nella sezione “Comunica > gestione spedizione email”.

Concludere la creazione Cliccando su “Fine” viene visualizzato un messaggio di conferma e si potrà assegnare alla spedizione una Categoria commerciale principale e più secondarie. ATTENZIONE: La spedizione sarà messa in coda di spedizione, passare poi alla sezione “comunica –> gestione spedizione email” per procedere con l’invio effettivo della spedizione.

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Figura 21

Salvare la spedizione come bozza

Durante il processo di creazione è sempre possibile salvare la spedizione come bozza. Per farlo è sufficiente cliccare sull’icona “Salva” presente in ogni step del processo di creazione (vedi figura a lato). Sarà richiesto un nome da assegnare alla nuova bozza. **N.B.** Una volta utilizzata, terminando la spedizione nella sezione “Crea” > “Spedizione email”, la bozza sarà cancellata dall’elenco. clab_crea_spedemail_salvabozza

Recupero di una sessione di lavoro Se per qualunque motivo il processo di creazione si interrompesse (se ad esempio la finestra del browser si chiude, o se ci si sposta in un’altra sezione di ContactLab), quando si rientra in crea > nuova spedizione è possibile recuperare la sessione interrotta. Per farlo è sufficiente cliccare su “Recupera il processo in corso” (figura 22).

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Figura 22: recuperare una creazione interrrotta

Attenzione: se ci si disconnette da Contactsend (logout), non sarà più possibile recuperare la sessione interrotta. Nel caso fosse necessario effettuare il logout e si volesse mantenere un lavoro iniziato nell’area crea si consiglia di salvare la sessione come bozza (vedi paragrafo precedente).