Inviare campagne email

 

Premessa

Un gruppo è una sorta di contenitore, di canale, che verrà utilizzato per comunicare con un certo target di utenti. Ad esempio un’azienda potrà impostare un gruppo per comunicare con i suoi fornitori , una per i clienti e un’altra per i prospects; gli organizzatori di una Fiera avranno un gruppo per gli espositori e una per i visitatori, e così via.

Ogni numero del gruppo che viene inviato, prende invece il nome di spedizione. Una volta configurato un gruppo, al suo interno potremo effettuare infinite spedizioni.

Obiettivo

Saper configurare un gruppo ed effettuare spedizioni.

Sommario

  1. Progettare il gruppo

  1. Configurare il database dei destinatari

  1. Configurare il gruppo

  1. Creare il messaggio

  1. Spedire il messaggio

1. Progettare il gruppo

Decidere la tipologia di utenti e la periodicità delil gruppo; ad esempio: un gruppo mensile per i fornitori.

2. Configurare il database dei destinatari

  1. Andare nella sezione configura > db utenti.

  1. Cliccare sul pulsante “crea nuovo database”. Si aprirà l’apposito wizard che vi assisterà passo passo. Una volta inseriti i dati richiesti in una schermata, muoversi a quella successiva con il pulsante “Avanti”.

  1. Inserire il nome e una descrizione del nuovo database. Il nome dovrà essere coerente con la tipologia di utenti; ad esempio: “Database fornitori”. Scegliere se si vuole inserire gli utenti direttamente tramite Contactsend oppure se si desidera importare l’elenco degli utenti da un file esterno (ad esempio un foglio Excel).

  1. Se si decide di importare un database esterno, il sistema darà la possibilità di caricare il file dal proprio computer. Se si decide invece di impostare tramite ContactLab la struttura e i campi del database, cliccare su “Avanti” e seguire la procedura guidata fino al termine.

  1. Una volta creato il database, potremo impostare al suo interno dei filtri per dividere ulteriormente gli utenti (ad esempio i fornitori italiani da quelli stranieri). L’impostazione e la gestione dei filtri è trattata nel paragrafo 6.3.

3. Configurare il gruppo

Una volta impostato il database, creare il gruppo.

  1. Andare nella sezione configura > gruppo.

  1. Cliccare sul pulsante “crea un nuovo gruppo”. Si aprirà l’apposito wizard che vi assisterà passo passo. Una volta inseriti i dati richiesti in una schermata, muoversi a quella successiva con il pulsante “Avanti”.

  1. Per prima cosa è necessario impostare i dati del mittente, che compariranno nel campo “Da” (“From”) nella e-mail che conterrà il gruppo.

  1. Associare il gruppo al relativo database; nel nostro esempio la associeremo al db “Database fornitori”. Inserire il nome e una descrizione delil nuovo gruppo. Il nome dovrà essere coerente con la tipologia delil gruppo; ad esempio: “gruppo mensile fornitori”.

  1. Impostare le opzioni richieste: se si vuole spedire un messaggio di solo testo o in html, ecc…

  1. Si possono impostare un Oggetto e dei contenuti predefiniti, che verranno automaticamente proposti ad ogni spedizione. Questo passaggio è facoltativo e questi contenuti predefiniti potranno sempre essere modificati o eliminati in seguito. Cliccare su “Avanti” per confermare la creazione delil nuovo gruppo.

4. Creare il messaggio

Ora che il gruppo è impostato, creiamo il contenuto. Per ogni spedizione possiamo creare un messaggio diverso. Nell’esempio del gruppo mensile per i fornitori avremo un messaggio diverso per ogni spedizione mensile. Si consiglia di creare il messaggio offline e poi copiarlo in ContactLab.

Aprire il programma adatto per il tipo di messaggio: ad esempio, se si vuole un messaggio in html, utilizzare un editor html. Una volta finito, salvare il file sul proprio computer.

I link presenti nel messaggio possono essere suddivisi in categorie tematiche, a scopi statistici: l’uso delle categorie è trattato nel paragrafo “Come fare per…–> Creare e usare le categorie di link”

5. Spedire il messaggio

Una volta che il messaggio è pronto, possiamo spedirlo. Prima della spedizione effettiva si potranno effettuare spedizioni di test. Andare in crea > nuova spedizione. Cliccare ogni volta su “Avanti” per procedere con il passo successivo.

  1. Selezionare “Crea una nuova spedizione” e poi “email” come canale di spedizione.

  1. Configurare i parametri della spedizione (se messaggio html, solo testo, html con testo alternativo, ecc…

  1. Procedere e decidere se mettere o meno allegati al messaggio.

  1. Inserire l’oggetto del messaggio. Nel nostro esempio potrebbe essere “News Fornitori – Nr. 4, Aprile 2009”.

  1. Inserire il testo del messaggio. Scegliere “carica un file dal tuo computer” per inserire il messaggio precedentemente creato (vedi sopra, punto 4). Il codice html può poi essere modificato cliccando su “apri editor html”. Attraverso l’editor si possono effettuare modifiche e salvarle: il codice html verrà generato automaticamente.

  1. Inserire l’eventuale messaggio di testo alternativo (.txt) che verrà visualizzato solo dai destinatari che hanno problemi a ricevere e-mail in html.

  1. Scegliere quali link Contactsend dovrà “tracciare”, cioè monitorare a fini statistici.

  1. Se si desidera inviare la spedizione come test, impostare il filtro di test a cui spedire e poi cliccare su “invia spedizione di test”.

  1. Per inviare la spedizione effettiva invece, selezionare un’opzione nel campo “Spedizione” e poi cliccare su “Fine”.”Metti in coda di spedizione” invia subito la spedizione, mentre “Giornaliera” e “Settimanale” impostano la spedizione come ricorrente.

  1. Per confermare l’invio della spedizione, andare alla sezione comunica e cliccare su “coda di spedizione” se si è deciso di inviare subito la spedizione o altrimenti su “spedizioni ricorrenti”.

Una volta confermato l’invio immediato o ricorrente, la spedizione verrà recapitata alle caselle email degli utenti del gruppo.