Il registro delle attività di trattamento è un documento disciplinato dall’articolo 30 del Regolamento Generale Europeo. Si tratta di uno strumento necessario non soltanto ai fini dell’eventuale supervisione da parte del Garante, ma anche allo scopo di disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno di un’azienda o di un soggetto pubblico. Questo documento è a carico del Titolare del trattamento dei dati ed è fondamentale per avere a disposizione un archivio aggiornato e completo sui dati che sono stati trattati nel tempo e le eventuali modifiche fatte. Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica.
Il registro dei cambiamenti nei consensi del cliente disponibile all’interno della Contactlab Marketing Cloud ha l’obiettivo di supportare il Titolare nell’attività di tracciamento delle modifiche nei consensi esercitate dall’Interessato nel tempo. È visibile solo agli utenti di piattaforma che godono di permessi specifici (per maggiori informazioni contatta il Customer Care).
Per visualizzare il Registro di ogni singolo profilo, è necessario:
- Collegarsi a Hub e selezionare il profilo di interesse
- Accedere alla sezione denominata Consensi. Qui è possibile visualizzare l’elenco dei consensi espressi e il relativo stato (tab Consensi), e il registro delle attività di trattamento (tab Registro)
Cliccando sulla voce Registro è possibile consultare:
una timeline specifica che tiene traccia di ogni cambiamento legato alle modifiche dei consensi o all’esericzio dei diritti di oblio e di portabilità
Ogni volta che un consenso è modificato, è generato in automatico un evento. Tali eventi sono conservati per tutta la durata del contratto tra Contactlab e il Titolare.
In seguito alla modifica dei consensi possono essere generati i seguenti eventi:
- Disclaimer accettato
- Modifica consensi (rilascio/revoca)
- Esercizio limitazione
- Esercizio obiezione
- Richiesta di portabilità
- Richiesta oblio
All’interno di ogni evento generato e inserito nella timeline sono inserite le seguenti informazioni:
- Data
- Identificativo del customer
- Sorgente della modifica
- Identificativo Operatore (se le modifiche vengono eseguite via UI)
- Tipologia di consenso (informazione espressa solo in caso di trattamento dei Consensi)